Política de tratamiento de datos personales con finescomerciales EQUILIBRIO A G E N C I A D I G I T A L S . A . S . E Q U I L I B R I O A G E N C I A D I G I T A L S . A . S . ( e n a d e l a n t e E q u i l i b r i o A g e n c i a ) e s u n a empresacondomicilioenBogotáColombiaqueprestaserviciosde administraciónyoptimizacióndeecommerce,especializadoendiseñar, implementar y gestionar soluciones digitales paraterceros. P a r a p o d e r d e s a r r o l l a r d i c h a s a c t i v i d a d e s E q u i l i b r i o A g e n c i a , c o n s t a n t e m e n t e r e c o l e c t a d a t o s p e r s o n a l e s d e s u s c l i e n t e s , s u s p r o s p e c t o s y a d e m á s , p o r l a n a t u r a l e z a d e s u s s e r v i c i o s , a c c e d e a b a s e s d e d a t o s d e t e r c e r o s . P o r e l l o , y t e n i e n d o e n c u e n t a e s l a i n t e n c i ó n d e E q u i l i b r i o A g e n c i a d e b r i n d a r m á x i m a t r a n s p a r e n c i a y c u m p l i m i e n t o d e s u s d e b e r e s a l m o m e n t o d e t r a t a r d a t o s personalesdeterceros,implementaydivulgaestapolíticadetratamientode datos personales con fines comerciales. 1 . F u n d a m e n t o J u r í d i c o : E s t a p o l í t i c a d e t r a t a m i e n t o d e d a t o s p e r s o n a l e s s e r i g e p o r l a s d i s p o s i c i o n e s legalesdelaley1581de2021,elartículo15delaconstituciónpolíticade Colombia,elDecreto1377del2013,lasentenciaC748de2011,elDecreto1074 de 2015 y en general cualquier otro instrumento normativoque resulte aplicable. 2.Objetivo: Establecerloscriteriosparalarecolección,uso,almacenamiento,supresióny circulacióndelosdatospersonalesalosqueaccedeEquilibrioAgenciacuando prestasusserviciosatercerosydelosquerecolectadirectamenteEquilibrio Agenciacuandoimplementasuspropiaslaborescomercialesydecaptaciónde clientes. 3.Obligaciones: Estapolíticaesdeobligatorioyestrictocumplimientoparatodoslos colaboradores de Equilibrio Agencia. 4.Responsable del tratamiento: EquilibrioAgenciaDigitalS.A.S.sociedadcomerciallegalmenteconstituida, identificadaconelNIT901109061-8,condomicilioprincipalenlaCarrera7BBIS No.126-36delaciudaddeBogotá,RepúblicadeColombia.Página www.equilibrio.agency.Teléfono0317953610enlaciudaddeBogotá,seráquien
actúecomoresponsabledeltratamientodelosdatospersonasqueserecolectan enEquilibrioAgenciaDigitalS.A.S.,igualmenteseráelencargodeltratamiento c u a n d o u n t e r c e r o l e c o m i s i o n e a r e a l i z a r a c t i v i d a d e s s o b r e s u s b a s e s d e d a t o s . 5.Definiciones: P a r a l a c o r r e c t a i n t e r p r e t a c i ó n d e e s t a p o l í t i c a d e t r a t a m i e n t o d e i n f o r m a c i ó n p e r s o n a l , s e p r e s e n t a n l a s s i g u i e n t e s d e n i c i o n e s q u e h a n s i d o e s t a b l e c i d a s p o r l a l e y 1 5 8 1 d e 2 0 1 2 : A. Autorización:Consentimientoprevio,expresoeinformadodelTitularpara l l e v a r a c a b o e l T r a t a m i e n t o d e d a t o s p e r s o n a l e s ; B. BasedeDatos:Conjuntoorganizadodedatospersonalesqueseaobjetode T r a t a m i e n t o ; C. D a t o p e r s o n a l : C u a l q u i e r i n f o r m a c i ó n v i n c u l a d a o q u e p u e d a a s o c i a r s e a u n a o v a r i a s p e r s o n a s n a t u r a l e s d e t e r m i n a d a s o d e t e r m i n a b l e s ; D. E n c a r g a d o d e l T r a t a m i e n t o : P e r s o n a n a t u r a l o j u r í d i c a , p ú b l i c a o p r i v a d a , q u e p o r s í m i s m a o e n a s o c i o c o n o t r o s , r e a l i c e e l T r a t a m i e n t o d e d a t o s p e r s o n a l e s p o r c u e n t a d e l R e s p o n s a b l e d e l T r a t a m i e n t o ; E. ResponsabledelTratamiento:Personanaturalojurídica,públicaoprivada, queporsímismaoenasocioconotros,decidasobrelabasededatosy/o el Tratamiento de los datos; F. Titular:Personanaturalcuyosdatospersonalesseanobjetode Tratamiento; G. Tratamiento:Cualquieroperaciónoconjuntodeoperacionessobredatos personales,talescomolarecolección,almacenamiento,uso,circulacióno supresión. Sepresentanlassiguientesdefinicionesquehansidoestablecidasporeldecreto 1377 de 2013: A.Avisodeprivacidad:Comunicaciónverbaloescritageneradaporel Responsable,dirigidaalTitularparaelTratamientodesusdatos personales,mediantelacualseleinformaacercadelaexistenciadelas políticasdeTratamientodeinformaciónqueleseránaplicables,laformade accederalasmismasylasfinalidadesdelTratamientoquesepretendedar a los datos personales. B.Datopúblico:Eseldatoquenoseasemiprivado,privadoosensible.Son consideradosdatospúblicos,entreotros,losdatosrelativosalestadocivil delaspersonas,asuprofesiónuoficioyasucalidaddecomercianteode servidorpúblico.Porsunaturaleza,losdatospúblicospuedenestar contenidos,entreotros,enregistrospúblicos,documentospúblicos,
gacetasyboletinesoficialesysentenciasjudicialesdebidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. C.Datossensibles:Seentiendepordatossensiblesaquellosqueafectanla intimidaddelTitularocuyousoindebidopuedegenerarsudiscriminación, talescomoaquello~querevelenelorigenracialoétnico,laorientación p o l í t i c a , l a s c o n v i c c i o n e s r e l i g i o s a s o l o s ó c a s , l a p e r t e n e n c i a a s i n d i c a t o s , o r g a n i z a c i o n e s s o c i a l e s , d e d e r e c h o s h u m a n o s o q u e p r o m u e v a i n t e r e s e s d e c u a l q u i e r p a r t i d o p o l í t i c o o q u e g a r a n t i c e n l o s d e r e c h o s y g a r a n t í a s d e p a r t i d o s p o l í t i c o s d e o p o s i c i ó n , a s í c o m o l o s d a t o s r e l a t i v o s a l a s a l u d , a l a v i d a s e x u a l , y l o s d a t o s b i o m é t r i c o s . D . T r a n s f e r e n c i a : L a t r a n s f e r e n c i a d e d a t o s t i e n e l u g a r c u a n d o e l R e s p o n s a b l e y / o E n c a r g a d o d e l T r a t a m i e n t o d e d a t o s p e r s o n a l e s , u b i c a d o e n C o l o m b i a , envíalainformaciónolosdatospersonalesaunreceptor,queasuvezes Responsable del Tratamiento y se encuentra dentroo fuera del país. E.Transmisión:Tratamientodedatospersonalesqueimplicalacomunicación d e l o s m i s m o s d e n t r o o f u e r a d e l t e r r i t o r i o d e l a R e p ú b l i c a d e C o l o m b i a cuandotengaporobjetolarealizacióndeunTratamientoporelEncargado por cuenta del Responsable. 6 . P r i n c i p i o s : ComoResponsableoEncargadodetratamientodedatospersonales,Equilibrio Agenciasecomprometeaobservarlossiguientesprincipios,segúnle corresponda: a)PrincipiodelegalidadenmateriadeTratamientodedatos:ElTratamientode datos es una actividad reglada que debe sujetarsea lo establecido en la ley b)Principiodefinalidad:ElTratamientodebeobedeceraunafinalidadlegítimade acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debeser informada al Titular; c)Principiodelibertad:ElTratamientosólopuedeejercerseconel consentimiento,previo,expresoeinformadodelTitular.Losdatospersonalesno podránserobtenidosodivulgadossinpreviaautorización,oenausenciade mandato legal o judicial que releve el consentimiento; d)Principiodeveracidadocalidad:LainformaciónsujetaaTratamientodebeser veraz,completa,exacta,actualizada,comprobableycomprensible.Seprohíbeel Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionadoso que induzcan a error; e)Principiodetransparencia:EnelTratamientodebegarantizarseelderechodel TitularaobtenerdelResponsabledelTratamientoodelEncargadodel Tratamiento,encualquiermomentoysinrestricciones,informaciónacercadela existencia de datos que le conciernan;
f)Principiodeaccesoycirculaciónrestringida:ElTratamientosesujetaalos límitesquesederivandelanaturalezadelosdatospersonales,delas disposicionesdelapresenteleyylaConstitución.Enestesentido,elTratamiento sólopodráhacerseporpersonasautorizadasporelTitulary/oporlaspersonas previstas en la presente ley; L o s d a t o s p e r s o n a l e s , s a l v o l a i n f o r m a c i ó n p ú b l i c a , n o p o d r á n e s t a r d i s p o n i b l e s e n I n t e r n e t u o t r o s m e d i o s d e d i v u l g a c i ó n o c o m u n i c a c i ó n m a s i v a , s a l v o q u e e l a c c e s o s e a t é c n i c a m e n t e c o n t r o l a b l e p a r a b r i n d a r u n c o n o c i m i e n t o r e s t r i n g i d o s ó l o a l o s t i t u l a r e s o t e r c e r o s a u t o r i z a d o s . g ) P r i n c i p i o d e s e g u r i d a d : L a i n f o r m a c i ó n s u j e t a a T r a t a m i e n t o p o r e l R e s p o n s a b l e d e l T r a t a m i e n t o o E n c a r g a d o d e l T r a t a m i e n t o , s e d e b e r á m a n e j a r c o n l a s m e d i d a s técnicas,humanasyadministrativasqueseannecesariasparaotorgarseguridad alosregistrosevitandosuadulteración,pérdida,consulta,usooaccesono autorizado o fraudulento; h)Principiodeconfidencialidad:Todaslaspersonasqueintervenganenel T r a t a m i e n t o d e d a t o s p e r s o n a l e s q u e n o t e n g a n l a n a t u r a l e z a d e p ú b l i c o s e s t á n o b l i g a d a s a g a r a n t i z a r l a r e s e r v a d e l a i n f o r m a c i ó n , i n c l u s i v e d e s p u é s d e n a l i z a d a s u r e l a c i ó n c o n a l g u n a d e l a s l a b o r e s q u e c o m p r e n d e e l T r a t a m i e n t o , p u d i e n d o s ó l o r e a l i z a r s u m i n i s t r o o c o m u n i c a c i ó n d e d a t o s p e r s o n a l e s c u a n d o e l l o c o r r e s p o n d a a l d e s a r r o l l o d e l a s a c t i v i d a d e s a u t o r i z a d a s p o r l a l e y , o s i g u i e n d o l o s p r o c e d i m i e n t o s d e l a l e y . 7.DeberesdeEquilibrioAgenciacuandoactúaencalidaddeResponsabledel tratamiento de datos personales: Siempreque,EquilibrioAgencia , porsímismaoenasocioconotros,decida recolecte,almaceneyusedatospersonalesyademásdecidasobrelabasede datosy/oelTratamientodelosdatos,estaráactuandocomoResponsabledel tratamiento de los datos. En cuyo caso tiene los siguientesdeberes: A.GarantizaralTitular,entodotiempo,elplenoyefectivoejerciciodel derecho de hábeas data; B.Solicitaryconservar,enlascondicionesprevistasenlaley1581de2012, copia de la respectiva autorización otorgada por elTitular; C.InformardebidamentealTitularsobrelafinalidaddelarecolecciónylos derechos que le asisten por virtud de la autorizaciónotorgada; D.Conservarlainformaciónbajolascondicionesdeseguridadnecesariaspara impedirsuadulteración,pérdida,consulta,usooaccesonoautorizadoo fraudulento; E.GarantizarquelainformaciónquesesuministrealEncargadodel Tratamientoseaveraz,completa,exacta,actualizada,comprobabley comprensible;
F.Actualizarlainformación,comunicandodeformaoportunaalEncargado delTratamiento,todaslasnovedadesrespectodelosdatosque p r e v i a m e n t e l e h a y a s u m i n i s t r a d o y a d o p t a r l a s d e m á s m e d i d a s n e c e s a r i a s para que la información suministrada a este se mantengaactualizada; G.Rectificarlainformacióncuandoseaincorrectaycomunicarlopertinenteal E n c a r g a d o d e l T r a t a m i e n t o ; H . S u m i n i s t r a r a l E n c a r g a d o d e l T r a t a m i e n t o , s e g ú n e l c a s o , ú n i c a m e n t e d a t o s c u y o T r a t a m i e n t o e s t é p r e v i a m e n t e a u t o r i z a d o d e c o n f o r m i d a d c o n l o p r e v i s t o e n l a l e y 1 5 8 1 d e 2 0 1 2 y s u s d e c r e t o s r e g l a m e n t a r i o s y c u a l q u i e r o t r a l e y q u e l a a d i c i o n e y l a m o d i q u e . I.ExigiralEncargadodelTratamientoentodomomento,elrespetoalas c o n d i c i o n e s d e s e g u r i d a d y p r i v a c i d a d d e l a i n f o r m a c i ó n d e l T i t u l a r ; J.Tramitarlasconsultasyreclamosformuladosenlostérminosseñaladosen la ley 1581 de 2012 K.Adoptarunmanualinternodepolíticasyprocedimientosparagarantizarel adecuadocumplimientodelaleyyenespecial,paralaatenciónde consultas y reclamos; L.InformaralEncargadodelTratamientocuandodeterminadainformaciónse e n c u e n t r a e n d i s c u s i ó n p o r p a r t e d e l T i t u l a r , u n a v e z s e h a y a p r e s e n t a d o l a r e c l a m a c i ó n y n o h a y a n a l i z a d o e l t r á m i t e r e s p e c t i v o ; M . I n f o r m a r a s o l i c i t u d d e l T i t u l a r s o b r e e l u s o d a d o a s u s d a t o s ; N.Informaralaautoridaddeproteccióndedatoscuandosepresenten violacionesaloscódigosdeseguridadyexistanriesgosenla a d m i n i s t r a c i ó n d e l a i n f o r m a c i ó n d e l o s T i t u l a r e s . O.CumplirlasinstruccionesyrequerimientosqueimpartalaSuperintendencia de Industria y Comercio, cuando sea del caso. 8.DeberesdeEquilibrioAgenciacuandoactúaencalidaddeEncargadodel tratamiento de datos personales: SiemprequeEquilibrioAgenciarealiceelTratamientodedatospersonalespor cuentaeinstruccióndelResponsabledelTratamiento,estaráactuandocomo EncargadodeTratamientodedatospersonales,encuyocasodeberácumplircon los siguientes deberes: A.GarantizaralTitular,entodotiempo,elplenoyefectivoejerciciodel derecho de hábeas data; B.Conservarlainformaciónbajolascondicionesdeseguridadnecesariaspara impedirsuadulteración,pérdida,consulta,usooaccesonoautorizadoo fraudulento; C.Realizaroportunamentelaactualización,rectificaciónosupresióndelos datos en los términos de la ley; D.ActualizarlainformaciónreportadaporlosResponsablesdelTratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partirde su recibo;
E.TramitarlasconsultasylosreclamosformuladosporlosTitularesenlos términos señalados en la presente ley; F . A d o p t a r u n m a n u a l i n t e r n o d e p o l í t i c a s y p r o c e d i m i e n t o s p a r a g a r a n t i z a r e l adecuadocumplimientodelapresenteleyy,enespecial,paralaatención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; G . R e g i s t r a r e n l a b a s e d e d a t o s l a s l e y e n d a r e c l a m o e n t r á m i t e e n l a f o r m a e n q u e s e r e g u l a e n l a p r e s e n t e l e y ; H . I n s e r t a r e n l a b a s e d e d a t o s l a l e y e n d a i n f o r m a c i ó n e n d i s c u s i ó n j u d i c i a l u n a v e z n o t i c a d o p o r p a r t e d e l a a u t o r i d